会议管理程序>
日期:2020-02-06 14:55:16
作者:互联网

1         会议管理程序

1.1       会议申请

7.1.1    公司项目运营决策类会议的组织需由组织部门提交《会议召开申请》,拟定会议主持人、决策人召开日期、参会人员及相关会议要求,经经营管理部进行规范性审核并备案后,组织部门下发会议通知至参会人员。

7.1.2    经营管理部从会议召开的必要性、时效性、充分性方面进行规范性审核,包括:

1)      必要性:根据工作计划和运营决策会议体系规定,审核有无必要召开此会及是否与其他会议合并召开;

2)      时效性:根据项目计划节点和工作计划要求,审核相关会议召开的时机是否适当及会议召开的效果能否保证;

3)      充分性:根据会议标准要求,审核各项会议安排是否考虑周到,有无重要事项遗漏,是否满足召开的要求。

7.1.3    会议规范性审查应在1个工作日内完成,对未通过审核的会议申请,经营管理部应将意见及时返回会议组织部门,并协助分析和协调相关问题;审核中发现会议召开时间上有所滞后的申请,会议管理部门应责成及时召开。

7.1.4    若会议组织部门非因计划调整等原因(如临时的工作变动、人员出差、不可抗因素等),不能及时召开相关会议;或在会议召开申请虽已审查通过,但因突发原因不能按时召开时,应及时发起会议延期或调整申请,并提交经营管理部审核,进而提交会议决策人审批确定。

7.1.5    对同意延期或调整的会议,组织部门应按相关批复意见处理,并在阻碍因素消除时适时发起或重新发起会议召开申请,重复7.1.1-7.1.4。

1.2       会议前准备

1.2.1    会议的组织部门根据工作计划和工作进展情况负责会议前的各项准备工作:

1)      会议组织部门应进行会议室预约申请,通过行政管理部预留会议室,并与各参会部门协调、明确到会人员。

2)      会议组织部门最迟于会议召开日期至少2天前以邮件、微信形式发出会议通知,明确会议主持人、参会人员、准备资料、会议召开时间、会议室安排等内容。会议组织部门应同时发送一份会议通知给经营管理部以作备案存档。

3)      需要参会人员在会前先行参阅的资料,应一并以会议通知附件形式发出,并在会议通知中加以明确,各参会部门应在会前组织阅读并在规定时间前反馈意见。

4)      会议汇报部门应将汇报材料按会议要求准备完毕后进行自检,在会议前2天内提交会议组织部门,列明相关资料和会议拟讨论议题间的关系。

5)      会议召开前一天,会议组织部门应将所有上会资料收集整理完毕,并准备会议所需的各类资料。各类资料准备要求如下:

s      对文字类资料,会议组织部门应打印或分发电子版本与参会人员。

s      对多媒体资料,会议组织部门应在会议召开当天将其拷入使用电脑,并确认相关软件能够正常使用。

s      对图片资料或其它实物资料,会议组织部门应妥善存放并于会议召开前携带至会议室。

6)      会议若需召开多轮,自第二轮起,每次会议召开前,会议组织部门应将准备资料中与此前版本的差异与调整之处进行详细说明。

1.2.2    会议组织部门在会前须知会行政管理部或项目行政人员,由行政管理部或项目行政人员做好会议的各项后勤服务及报障工作。

1.2.3    对提交决策会议审议的资料或初步成果,各部门、各项目部应提前组织本部门、本项目部及跨部门人员进行充分、细致的评审和沟通,并就多数问题达成一致意见,不应将尚未组织部门内部及跨部门评审的资料或初步成果提交公司决策会议。

1.2.4    会议组织部门应在会前收集各参会部门的议题,并进行汇总整理,与会议主持人沟通并就拟讨论议题事项达成一致,未事前明确的会议议题一般不作为会议内容。会议议题的提前明确可保证会议召开时主题明确,便于会议时间的安排和保证重要事项的决策效果和质量。

1.3       会议过程管理

7.3.1    会议召开前最迟10分钟,会议组织部门汇同行政管理部或项目行政人员做好会议前各项准备工作,包括但可不限于:桌椅摆放、会议签到表放置、白板放置、投影仪/激光笔等电子设备检查、茶水准备、上会资料打印等。

7.3.2    会议应按时召开,与会人员不得无故缺席,如需请假,需提前征得会议主持人同意并指派替代人员,否则以缺勤处理。会议进行过程中,与会人员不得迟到早退,并应遵守会场秩序,关闭手机或将手机调成振动,不得在会场内打电话、睡觉、聊天或做与会议无关的事情。

7.3.3    会议进行过程中,会议组织部门负责会议记录,并应协助主持人掌握会议议程;各参会人员应充分发挥能动性,积极参与各议题的讨论与审议;行政管理部或项目行政人员负责会议中的勤务保障工作(茶水续添、订餐等)。

7.3.4    会议主持人应根据本手册的要求掌握会议时间,引导会议议题,确保会议效率。

7.3.5    会议中针对相关议题应达成决议,对一次会议不能达成最终决议的(如前期阶段的各项评审决策会),会议应明确后续跟进措施、责任部门/岗位、解决时间等,对多部门配合事项应达成明确承诺。此类决议性内容应在会议纪要中明确反映。

7.3.6    会议结束后,会议组织部门协助行政管理部进行会场清理工作,对遗漏在会议室,关乎机密决策的文件资料,应逐一整理带离或组织销毁。

1.4       会议后续工作

7.4.1        会议记录及会议纪要

1)      会议纪要编制人员原则上应选拔具备必要的专业知识、文字组织能力较强、领悟能力及逻辑分析能力强,熟悉公司业务状况及运作流程的人员。

2)      本手册所涉及的各类会议均需由组织部门指定专人完成会议记录及会议纪要的编制、会签和审批工作。

3)      会议记录、纪要内容要求

s      须按照公司统一格式要求编制会议纪要;

s      须忠实记录领导指示的原意;

s      须明确记录会议中所反映的问题以及解决措施;

s      须记录会议决定事项,包括责任部门、责任人、协作单位、完成质量标准及时限等。

4)      会议纪要的签发

s      对公司各类一级会议,组织部门应在会后半个工作日内将会议纪要送公司董事长审阅后签发,对非经营管理部组织召开的会议,会议组织部门应在签发的同时报送经营管理部存档。

s      对公司各类二级会议,组织部门应在一个工作日内形成会议纪要并报会议决策人审阅后签发,对非经营管理部组织召开的会议,会议组织部门应在签发的同时报送经营管理部存档。

s      会议纪要应在领导正式签发后半个工作日内以邮件形式发送至所有参会人员及指定部门或人员。

5)      会议纪要保密要求

会议纪要原则上仅可在内部组织学习,不得外传;特别是机密性会议纪要仅可在参会人员及指定人员范围内传阅,不得外传。

7.4.2        会议后资料归档

1)      会议结束后,会议组织部门应收集各类会议资料,包括:会议通知、会议议程、会议前各类准备资料(电子版)、会议纪要(定稿电子版)等。

2)      会议结束2个工作日内,会议组织部门应整理相关会议资料,以书面及电子文档形式分别编号存档。

3)      对会议前汇报部门提交的,且在会后工作过程中仍需使用的各类准备资料,组织部门应及时拍照或以电子化形式在电脑中保存,并将原资料归还提交部门。

1.5       会议任务跟进

7.5.1    相关责任中心/部门应按照会议决议进行工作落实,推动问题解决。经营管理部负责根据会议决议内容进行工作督办,跟进相关工作的执行和落实情况,并及时向主要领导汇报。

7.5.2    前后有关联性的会议,组织部门应将前次会议决议的执行情况在会上进行通报;对于应完成未完成工作,责任人应在会议上汇报存在的问题、解决方案及调整的完成时间。

1.6       会议纪律及处罚措施

7.6.1    各部门或参会人员应按要求及时上报各期工作总结计划或其他指定要求上报的会议材料。未能及时上报会议资料的,第一次发生时给予责任人罚款200元;第二次发生时,给予罚款500元;

7.6.2    参加会议人员应提前到达会场并签到,未经会议主持人或董事长同意,参会迟到的每次罚款50元。无故缺席会议的,每次罚款200元;

7.6.3    参加会议人员应将手机关闭或调至振动状态,不得在会场内接听电话,自觉维护会场秩序。会议期间手机响铃给予罚款20元/次,在会场内接听电话的给予罚款50元/次;

7.6.4    应参加会议人员如因特殊情况不能到会或需中途退会的,须按规定向会议主持人请假。会议记录人须在签到册上加以签注说明;

7.6.5    参会期间,与会人员应认真参与,不得睡觉、玩手机或做与会议无关的其他事情,否则给予罚款50元/次;

7.6.6    未经审批同意,擅自扩大会议纪要发放范围、擅自向参会人员以外发放会议资料、会议纪要及相关配套资料未及时完善存档、参会人员会议资料丢失或会议纪要未能按时限要求完成撰写并报批发布的,有任何一项,给予责任人罚款50元/次;

7.6.7    会议室视频和音响系统、投影及电脑等会场保障设备未能在会前妥善准备的,根据责任归属,对会议组织部门及会务保障部门相关人员罚款50元/次;

7.6.8    会议结束后,参会人员应把会议资料带走,需要交回的应交还会议组织部门人员,不得把会议资料随意丢弃在会议室,否则给予罚款50元/次;

7.6.9    会议组织部门负责会议物品的收拾和整理(关闭投影仪和电脑,收拾话筒、水杯、水瓶、指示笔、翻页器等,撤收席卡、横幅等),并于会后立即通知保洁进行会议室卫生整理。会后有投影、电脑、话筒、照明灯及空调等电子设备未关闭的,给予会议组织部门责任人罚款50元/次。

 

2    支持性文件

 

3    相关记录

3.1       会议召开申请

3.2       会议签到表

3.3       会议纪要(模板)